入社時に渡す書類を、わかりやすく準備。

誰が、なぜコピーを必要としているか確認。

採用中や入社時に書類の提出を求められることがあります。送付前に、既知の連絡先や公式窓口から、組織・手続きの段階・用途を確認しましょう。

このチェックリストはファイルの準備を助けるものです。雇用主が求められる書類、特定の確認でコピーが認められるか、お住まいの国のルールを判断するものではありません。

ファイルの要件を文章で確認。

必要な書類と、見せる必要がある部分を確認してください。画像・PDF・別々のページ・1枚にまとめたページのどれが必要かも確認しましょう。整ったファイルでも、提出先が扱えなければ使えません。

• 表面・裏面の必要範囲を確認。
• 受け付ける形式と容量を確認。
• 用途の透かしを入れてよいか確認。
• 雇用主が確認した提出方法を使う。

指定のレイアウトで鮮明なコピーを作る。

文字が反射で隠れておらず、必要な情報が切れていない鮮明な写真やスキャンを使ってください。読みやすい大きさで確認し、両面を撮影する場合は向きをそろえましょう。

1ページのPDFが必要な場合は、 表面・裏面をまとめるPDFツール で、両面を上下または左右に並べられます。縦横比を維持し、A4とUS Letterを選択できます。

このツールは手元の画像を配置します。自動スキャン・切り抜き・本人確認は行いません。

提出先が認める透かしを追加。

透かし入りコピーが認められる場合は、今回の提出に合った文章を使いましょう。

[勤務先]宛 — 入社手続きにのみ使用 — [日付]

かっこ内はすべて書き換えてください。日付は提出時期を示すもので、有効期限を定めません。不透明度や位置を調整し、必要な情報が読めるか確認しましょう。

用途に合わせて、 入社手続き用の透かしツール、または 透かしの文例一覧をご利用ください。透かしは再利用を防ぐ保証ではなく、手続きによっては使えない場合もあります。

保存したファイルを確認してから提出。

完成したファイルを開き、文章・ページ数・向き・必要な情報を確認してください。元画像や古い下書きではなく、意図した完成版をアップロード・添付しているか確かめましょう。

繰り返しスキャンや整理を行うなら、 iPhone用IDPouch には別のアプリ用の作業手順があります。ウェブで作成したファイルは自動で移りません。