先看上傳說明。
表單要求圖片時選 JPG，要求 PDF 或固定版面時選 PDF。若兩者都接受，再看需要單張圖片，還是正反面排在同一頁。收件方的格式與大小限制應優先確認。
確認正反面是否有各自的上傳欄位。對方接受合併版時，製作同一份 PDF 才適合。PDF 並不會自動更安全、更正式，也不代表較容易通過驗證。
單張浮水印圖片可選 JPG 或 PNG。
拍攝的證件或護照頁面，通常可先考慮 JPG。PNG 採無損壓縮，適合圖形或清楚的文字邊緣，但檔案可能較大。兩種格式都無法修復模糊照片，請先準備清楚的原圖。
浮水印工具會產生新的 JPG 或 PNG。選擇對方接受的格式，下載後檢查即可。反覆用不同編輯器另存 JPG，可能累積壓縮造成的畫質損失。
需要固定版面時，選擇 PDF。
一頁 PDF 能在指定的 A4 或 Letter 紙張上排好證件正反面，適合對方要求同頁，或需要控制列印版面的情況。這與把兩個 PDF 頁面合成兩頁文件不同。
證件卡包 PDF 工具從兩張圖片開始，保留原始比例，並提供卡片尺寸與符合頁面模式。工具不接受現有 PDF，也不會將圖片變成經驗證或可編輯的證件資料。
檢查下載檔案大小，不只看副檔名。
將檔名從 .jpg 改成 .pdf 並不會轉檔。內含照片的 PDF 也可能比原始 JPG 更大。PDF 工具會比較高品質 JPEG 與 PNG 的編碼大小，但無法保證壓到 100 KB 等指定大小。
若表單不接受檔案，先確認明確限制及實際選取的版本。必要時，用清楚且已沿證件邊緣裁切的圖片重新製作。不要為了縮小檔案，犧牲到照片或必要文字無法辨識。
不論哪種格式，繳交前都檢查一次。
開啟已儲存的檔案，檢查方向與必要資料，並確認對方接受浮水印。PDF 另需檢查頁數與紙張尺寸。透過已確認的管道繳交完成版，原始檔則另外保存。